lunes 10 de noviembre de 2008
De buscar una aguja en un pajar a facturar 5 veces más
Antes de implementar TACTICA, Grupo Toner contaba con mucha demanda insatisfecha, ya que no tenía una herramienta que le permitiera mantener un registro de sus ventas y los datos actualizados de sus clientes.
El desafío
Para Grupo Toner, empresa proveedora de insumos para impresión, encontrar los datos de un cliente era lo mismo que buscar una aguja en un pajar. De hecho, al no tener un registro con la información de sus contactos, cada vez que quería ofrecerle un producto a un cliente o tenía un nuevo servicio disponible, no podía ubicar el teléfono para comunicárselo.
“Había clientes con los que teníamos una relación permanente pero al momento de saber lo que habían comprado o mantener un registro, perdíamos el dato”, describe Andrés Fabbri, Gerente de Grupo Toner.
La solución
Frente a esa situación, la empresa salió a buscar una herramienta que le permitiera llevar un registro ordenado y actualizado de todo el proceso interno; pero la primera decisión no fue acertada: “compramos un programa de gestión que incluía bases de datos, pero gastamos mucho dinero y no sirvió, tenía demasiadas deficiencias y perdimos seis meses tratando de implementar algo que no tenía forma de ser implementado”, cuenta Fabbri.
Después de esa mala experiencia, afortunadamente unos meses después recibieron la propuesta de TACTICA: “básicamente se ofrecía como un programa de contactos, es decir se destacaba el CRM, y como uno de los problemas principales que teníamos, además de todo el tema de gestión y facturación, era ese, los llamamos y cuando empezamos a ver el programa completo nos pareció muy bueno”, describe el Gerente de Grupo Toner.
Los resultados
La implementación del sistema les resultó exitosa, aunque todavía están en proceso de configuración de algunos módulos y funciones del programa. Como dice Fabbri: “es un proceso largo porque abarca todas las áreas de la empresa”. Por eso, también destaca la ventaja de contar con los videos de capacitación, disponibles en la página web (www.tacticasoft.com).
Desde el punto de vista de las mejoras que obtuvieron en el sistema, con TACTICA pudieron organizar la relación con el cliente y por consiguiente ahorrar mucho tiempo en el contacto. “En un solo proceso podemos unir desde el ingreso de la mercadería, el contacto con el cliente, hasta el cierre de los libros contables; lo que es un ahorro de tiempo realmente importante”, dice Fabbri.
Además, la mejora en la relación con el cliente tuvo su correlato en el aumento en las ventas: “en el momento que implementamos TACTICA estábamos trabajando al 100% de lo que podíamos, con muchos errores, y con un nivel de ventas mediano, y a medida que fuimos implementando más cosas del sistema lo que ocurrió es que seguimos trabajando al 100% pero el mismo esfuerzo representa una facturación 5 veces mayor, es decir que antes estábamos dejando muchísima demanda sin cubrir”, señala el Gerente de Grupo Toner y agrega: “por eso estoy tratando de implementar más cosas de TACTICA para ahorrar más tiempo, cometer menos errores, y continuar creciendo en las ventas”.
sábado 1 de noviembre de 2008
jueves 23 de octubre de 2008
Una gestión centralizada, es una empresa con TACTICA
En cada nuevo emprendimiento comercial, Julián Di Nanno implementó TACTICA para tener registrado en un solo lugar la base de datos de sus clientes, los pedidos, la facturación, las reuniones, y hasta las campañas de marketing que diseña para cada segmento de clientes. El desafío
La historia de Julián Di Nanno con TACTICA podría resumirse en: “conocía la herramienta hasta que tuve la oportunidad de implementarla”. Es que allá por el año 2001, cuando era Gerente Comercial de una empresa que vendía productos y servicios de informática, tuvo la oportunidad de probar el sistema de CRM/ERP, pero por decisiones de la casa matriz para la que trabajaba no pudo implementarla. Un tiempo después, en el 2004, fundó su propia empresa relacionada con obras eléctricas y no dudó en contratar a TACTICA: “desde el primer momento me había gustado mucho y sabía que nos serviría”, señala Di Nanno.
Finalmente, en el 2008 montó DCE Ingeniería, empresa que se dedica al diseño, proyección y construcción de centros de cómputos, y nuevamente TACTICA lo acompañó en el nuevo desafío: “incluso la tuve funcionando antes de tener empresa, antes de tener oficina, y antes de tener personal contratado. Empecé con un server montado en mi casa y accedía en forma remota, hasta que armamos la oficina y finalmente lo instalé ahí”, cuenta el Director de DCE Ingeniería.
La solución
Para Di Nanno, la necesidad de contar con TACTICA era muy clara. Para poder hacer una gestión eficiente, tenía que contar con una base de datos de sus contactos centralizada, de modo que le permitiera hacer un seguimiento comercial y a la vez tener un control de la fuerza de ventas, para conocer los pedidos ingresados, la facturación que se generaba y la contabilidad. “La idea era tener toda la información en un único lugar, centralizada, que no existieran 100 planillas de Excel con distintas informaciones”, describe.
Si bien conocía muchos otros CRM, cuando probó TACTICA descubrió que “tenía todo los de los CRM World Class pero al precio que una pyme podía comprar”. Además, con el tiempo y su experiencia con el sistema, comprobó la facilidad de uso de la herramienta, lo que hizo que la nueva implementación, con parametrización inicial, armado de servidores y bases de datos incluidos, haya podido manejarla por su cuenta. Igualmente, hoy la empresa tiene contratado un abono de consultoría y capacitación, “pero la verdad es que nos llaman para preguntar por qué no lo usamos, porque ahora necesitamos poco soporte”, explica Di Nanno.
Los resultados
Gracias a los resultados obtenidos con TACTICA, y tal como lo demuestra su historia, para Di Nanno el software se ha convertido en un activo principal de su empresa: “lo fundamental es que te permite tener centralizada toda la información, saber qué se le cotiza a un cliente, conocer sus contactos, registrar lo que se habla con cada uno y las reuniones. Además, soy muy partidario de que los vendedores sean backup entre ellos, y para eso tiene que estar todo registrado, de modo que si uno no está, otro puede atender al cliente sin problemas”.
Además, el Director de DCE Ingeniería destaca la practicidad de la herramienta para poder realizar campañas de marketing y acciones puntuales a grupos de clientes específicos, por ejemplo clasificados por industrias, por el puesto que ocupan en la empresa, por afinidad, etcétera.
viernes 17 de octubre de 2008
Almatec gestiona con TACTICA
La empresa proveedora de equipos para logística pasó de las planillas de cálculo y el Word a un sistema de CRM/ERP integral, con el que puede consultar el historial de cada cliente, verificar stocks y administrar campañas de marketing. El desafío
Como la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en expansión, Almatec manejaba los presupuestos y la base de datos de sus clientes con las herramientas de oficina básicas, como Excel y Word. De esta manera, no podía administrar con eficiencia la información sensible de la empresa, ni realizar un seguimiento de los pedidos, o analizar la facturación para tomar decisiones.
Por esa razón, comenzó a buscar una aplicación específica que le permitiera sistematizar la gestión de la empresa. Así, lograría simplificar la confección y envío de presupuestos, y administrar los datos de sus clientes con una sola herramienta que pudiera compartir toda la organización.
La solución
Según cuenta Fernando Ottalagano, titular de Almatec, recibieron la propuesta de TACTICA y comenzaron a utilizar el sistema cuando sólo era CRM. Al tiempo, cuando se integró el ERP, lo implementaron de inmediato para poder sistematizar también los pedidos, la facturación y las cobranzas.
Si bien se decidieron por la solución de TACTICA debido a su enfoque hacia el área comercial, el uso de la herramienta hoy se encuentra extendido a varios sectores de la empresa: ventas, administración (finanzas y contaduría), despacho, marketing, comercio exterior y servicio post venta. “Nos permite tener un mejor seguimiento de nuestros clientes, futuros clientes y proveedores; y nos organiza el proceso de facturación de ventas y compras. Además, nos proporciona una gran ayuda en la parte de stock y contabilidad de la empresa”, explica Fernando.
Los resultados
Del manejo de la información con las herramientas de Office -como lo hacían antes- al uso de un sistema integral, los resultados impactaron en toda la organización: “mejoramos los procesos de cotización y seguimiento comercial y pudimos crear un historial de cada cliente, para saber qué se le presupuestó, qué compró y cómo pagó. Además, podemos cargar una campaña publicitaria y enlazarla a los presupuestos que genera y a las ventas que produce, para ver el rendimiento de cada una y conocer el costo de implementar cada campaña”, destaca Fernando.
Con relación a la atención al cliente, gracias a TACTICA optimizaron la administración de los datos, de modo que cuando una persona se comunica con la empresa, quien lo atiende puede verificar rápidamente qué pedidos tiene pendientes, las compras que realizó con anterioridad, qué productos tiene con su número de serie y si se encuentra en garantía. Al mismo tiempo, con el módulo de stock los vendedores pueden saber a simple vista qué equipos se encuentran disponibles para la venta y consultar, desde el módulo de requerimientos, cuáles están por ingresar.
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